제 3장   데이터베이스 취재와 활용

1. 데이터베이스 활용을 위한 기본지식

오늘날 사회환경이 다양화되고 복잡해지면서 정보의 양은 폭발적으로 증가하고 있고 질 또한 다양화되고 있다. 이러한 환경 속에서 사람들은 보다 많은 정보, 보다 선별되고 전문화된 정보를 요구한다. 앨빈 토플러가 “정보는 제4의 자원으로서 인간, 물자, 자본과 함께 그 중요성을 한층 더해 가고 있다”고 말했듯이 이 시대를 살아가는 우리에게 있어 이제 정보를 모르고서는 살아갈 수 없는 세상이 되어가고 있다.

컴퓨터와 통신의 발달은 우리의 환경을 급속도로 변화시키고 있으며 과거 소수의 사람들에게만 특권처럼 접근할 수 있던 정보도 이제는 누구나 손쉽게 얻을 수 있게 되었으며 자신이 정보를 만들어 제공할 수 있게 되었다. 기존의 신문이나 방송매체 등을 통해서만 얻을 수 있던 정보를 이제는 안방에서 혹은 사무실에서 온라인서비스나 인터넷을 통해 원하는 시간에 원하는 정보만을 선별적으로 볼 수 있게 되었으며 정보의 소비자에서 생산자, 또는 감시자의 역할까지도 가능하게 되었다.

이러한 정보의 혁명이 일어나고 있는 사이버 스페이스에서 기자들은 더 이상 정보의 전달자에 그쳐서는 안된다. 정보혁명의 현장에 뛰어들어 가공되지 않은 정보를 의미있는 정보로 바꾸고 다시 정보를 지식으로 바꾸고 지식을 지혜로 바꾸는 일을 지속적으로 실천해야 한다. 뉴스의 개념을 확대하고 신뢰할 만하고 참신하고 적극적이며 적합하고 차별성이 있으며 없어서는 안될 신문을 만들어야 된다. 더 나아가서 사람들이 정서적으로 신문과 일치감을 느낄 수 있도록 해야 한다. 사람들에게 다가가고, 그들을 잡아야 하며, 흥미를 주고, 교육을 시키고, 때론 그들을 놀라게 해야 한다.

기자들은 이제 기존의 취재 영역에서 한걸음 나아가 취재원(Information Sources)을 다양화시키고 새로운 취재 영역을 개척하는 데 주저해서는 안될 것이다. 따라서 이를 위해서는 컴퓨터가 갖고 있는 모든 기능을 효율적으로 이용할 수 있는 능력을 배양해야 할 것이고 온라인 서비스나 CD-ROM, 인터넷 등의 정보를 적극적으로 활용해야 할 것이다. 온라인 서비스나 CD-ROM, 인터넷이 단순한 취재 보조도구로서 “취재기획이나 기사 작성에 필요한 정보를 얼마나 효율적으로 얻느냐”에서 한 걸음 더 나아가 “얼마나 많은 의미 있는 기사를 발굴할 수 있느냐”라는 또 하나의 취재현장으로 발전시켜야 할 것이다.

컴퓨터통신과 인터넷, 온라인 데이터베이스 등에서 제공되는 정보와 서비스는 다양해지고 있다. 통신서비스를 제공하는 네트워크에 가입만 하면 즉시 지구촌 누구와도 접촉할 수 있으며 수많은 중요한 취재원들을 만날 수 있다. 온라인 데이터베이스의 단점을 보완한 CD-ROM 형태의 데이터베이스를 이용한 정보 활용도 유용하다.
최근 불과 몇 년 사이에 폭발적인 성장과 이용 증가 추세를 보이고 있는 인터넷은 ‘정보의 보물창고’ ‘정보의 바다’로 일컬어지며 이제 누구에게나 중요한 정보 접근의 수단이 되고 있다. 각종 정부문서와 기록물, 기업정보, 학술자료, 각국의 일간지와 잡지기사 등 원하는 정보를 무료로 혹은 상업용 온라인 데이터베이스보다 저렴한 비용으로 얻어낼 수 있다.

각종 온라인 검색을 통한 취재도 활발해지면서 ‘컴퓨터를 이용한 취재(CAR; Computer Assisted Reporting)’ 또는 ‘데이터베이스 저널리즘(Database Journalism)’, ‘온라인 저널리즘(On-line Journalism)’이라는 용어도 생겨나고 있다. 가장 흔히 사용되고 있는 용어는 ‘CAR’인데 온라인 데이터베이스의 정보 검색을 이용한 취재보도뿐 아니라, 통계 프로그램이나 컴퓨터 소프트웨어를 활용한 기사작성, 컴퓨터를 활용하여 통계치나 사실 확인 등을 포함하는 의미로 사용되고 있다. 여기에 ‘컴퓨터를 이용한 인터뷰(Computer Assisted Interview)’를 포함하여 CAR보다 더 포괄적인 개념으로 ‘컴퓨터활용 저널리즘(CAJ; Computer Assisted Journalism)’이 사용되고 있다.

정보화 사회가 고도화해 갈수록 정보량은 폭발적으로 증가하고 그 많은 정보 중에서 취재에 필요한 정보를 찾아내기는 매우 어려운 일이다. 하지만 데이터베이스와 CD-ROM, 인터넷 등을 잘 활용하면 원하는 정보를 보다 쉽고 빠르게 찾아낼 수 있다. 오늘날 세계 각국에서 이용할 수 있는 데이터베이스 수는 1997년에는 1만 3백 38개로 이 가운데 미국이 9천 2백 90개를 차지하고 있다(’98 Gale Directory 참조).
97년 9월말 현재 국내에서 상업적 또는 공공적 목적(In-House 데이터베이스 즉 사내용 데이터베이스 제외)으로 제작·유통되고 있는 온라인 데이터베이스 수는 2천 4백 93개, 이용자수는 3백 13만 명으로 1996년 1백 57만 명에 비해 1백 56만 명이나 증가된 것으로 나타났다.

미국의 Computer Industry Almanac사에 따르면 인터넷의 이용자는 1998년 말 현재 전세계에서 1억 6천만 명 이상이 인터넷을 사용하고 있고, 그 중 50%가 미국이고 한국은 11위로 3백 50만 정도이다. 2000년에는 3억 2천 명이 될 것으로 전망하고 있다. 1999년 인터넷 웹사이트는 8억 3천만 개로 하루 이용자만 3천 7백만 명이라는 엄청난 사실이다. 국내에도 18만여 개의 홈페이지가 있으며 1주일이면 5천 개 이상의 홈페이지가 새로 탄생하고 있다.
이렇게 비약적인 발전을 하고 있는 온라인 데이터베이스와 인터넷을 통해서 시간과 공간의 제약을 뛰어넘어 광범위하게 정보를 수집하고, 체계적으로 정리하여 좋은 기사를 작성하려면 데이터베이스별 특성과 인터넷 등에 관한 기본적인 이해, 정보 유형별 다양한 서비스, 그리고 그 서비스를 바르게 이용할 수 있는 기법을 익힐 필요가 있다.

1)데이터베이스의 정의
데이터베이스란 컴퓨터에 의한 정보처리시스템을 위한 기본 요소로서의 데이터의 집합이며 데이터의 종류, 양, 구성 및 그 색인 구조 등이 여러 목적에 적합하게 설계, 작성된 데이터파일의 집합을 말한다(문헌정보학용어사전, 한국도서관협회, 1996).
사전적 의미로는 말 그대로 데이터의 기지, 즉 자료를 모아 체계적으로 엮어놓은 집합체다. 더 풀어 말하면 데이터베이스란 문자, 기호, 도형, 음성, 화상, 영상 등 다수의 자료를 체계적으로 수집·축적하여 컴퓨터화하거나 컴퓨터화된 자료(Digital Data)들을 모아 체계적으로 정리하고 컴퓨터를 통해 원하는 자료에 쉽게 접근할 수 있도록 만들어 둔 것이다. 따라서 데이터베이스에서 원하는 자료나 정보를 얻어내기 위해서는 컴퓨터가 이해할 수 있는 어떤 일정한 규칙이나 언어를 사용해야 한다는 점을 명심해야 한다. 다시 말하면 명령어나 키워드를 정확히 전달하기만 하면 컴퓨터는 빠르게 필요로 하는 정보를 보여주고 분석하고 다양한 데이터를 제공한다.

2)데이터베이스의 특성
데이터베이스는 온라인 데이터베이스는 물론이고 CD-ROM 데이터베이스, 인터넷 데이터베이스 등의 다양한 형태로 접근이 가능하게 되었다. 따라서 효율적인 정보 접근과 활용을 위해서는 각 데이터베이스의 특성에 대한 충분한 인식이 필요하다.
우선 데이터베이스의 장점을 살펴보면

첫째, 다양하고 방대한 양의 정보 가운데서 유사한 정보를 찾아내는 것이 쉬워 정보를 비교, 분석하는 데 효율적이다.
둘째, 거리나 시간의 제약을 받지 않는다. 컴퓨터와 통신기술의 비약적인 발전으로 인해 세계 어디서나 손쉽게 이용할 수 있다.
셋째, 신속하고 정확한 탐색이 가능하다. 적절한 검색 절차를 밟으면 원하는 정보를 얼마든지 빠르게 골라낼 수 있다.
넷째, 광범위하면서도 전문적인 탐색이 가능하다.
다섯째, 인쇄물로 된 자료에 비해 최신 자료에 대한 접근이 용이하다.
단점으로는 오래된 정보는 찾아낼 수 없다는 점이다. 대부분의 데이터베이스가 1980년대 중반 이후 구축되었기 때문에 그 이전 소급자료는 찾아낼 수 없다.
그렇다면 기자들에게 있어 데이터베이스를 이용하면서 얻을 수 있는 이점으로는 첫째, 온라인 검색은 취재 아이디어나 구상을 하는 데 도움을 준다. 인터넷상이나 온라인상에서 궁금하거나 의문이 되는 문제를 찾아보는 도중에 새로운 기사 아이디어를 얻을 수도 있고 쓰려고 하는 주제에 관해 이미 보도된 기사라면 어떤 식으로 썼는지 알아볼 수 있기 때문에 기사에 대한 접근방식을 달리한 취재 구상을 해볼 수 있다.
둘째, 데이터베이스는 신속하게 사건의 배경 정보나 변화의 추이를 찾아 볼 수 있고 또한 여러 현상에 대한 비교가 손쉽다.
셋째, 유사한 많은 사례들을 찾아 비교 분석이 가능하기 때문에 데이터베이스는 정보의 폭과 깊이를 확대한다.
넷째, 기사 작성에 필요한 ‘사실’들의 수집이나 인터뷰 대상자, 전문가 등을 찾는 데 유리해 취재원의 확보에도 유리하다.
다섯째, 인쇄매체에 비해 최신의 자료에 대한 접근이 가능하다.
여섯째, 전자적 형태(온라인, CD-ROM, 인터넷 등)로 수집한 데이터와 문서기록에서 얻은 데이터를 수집 정리해 입력시킴으로써 스스로 컴퓨터 데이터베이스를 만들어 사용할 수 있다. 기자들이 취재 도중 얻은 정보나 취재원의 연락처 등을 정리해 데이터베이스 소프트웨어를 활용하여 정리해 두면 작지만 훌륭한 개인 데이터베이스로 활용할 수 있다.
하지만 이러한 여러 가지 장점에도 불구하고 데이터베이스가 기자들에게 있어 모든 것을 다 가져다 줄 수는 없다. 현장을 발로 뛰는 취재의 중요성은 결코 줄어들지 않는다는 점을 늘 염두에 두어야 할 것이다.

3)데이터베이스의 종류
데이터베이스는 정보가 담긴 매체의 형태에 따라 온라인(On-line)과 오프라인(Off-line) 데이터베이스로 구분할 수 있으며 수록 정보에 따라 참고형과 정보형 데이터베이스로 크게 분류할 수 있다.
참고형 데이터베이스는 단행본, 논문, 보고서 등과 같은 1차 정보의 서지, 색인, 초록을 담은 것으로 이용자가 필요로 하는 정보원의 접근 방법을 제공해 주는 것이다.
정보형 데이터베이스는 신문기사나 기술명세서, 판결문과 같은 정보자료의 전문이나 수치통계 등으로 구성되어 있으며 그 자체가 완전한 정보원이 된다.
기타 특정분야 기관과 그 활동, 전문가 등의 비도서 정보원을 안내하는 안내정보 데이터베이스, 최근 Full-text 정보 서비스의 새로운 총아로 대두되는 Full-text 데이터베이스, 소장된 화상정보나 텍스트로부터 TV수상기를 단말기로 하여 가정이나 사무실로 정보를 제공하는 비디오텍스 등 다양한 데이터베이스가 있다.
데이터베이스는 수록 정보의 내용에 따라 다시 몇 가지로 나눌 수 있는데 인물에 관한 정보가 담겨 있는 인물 데이터베이스, 통계 정보와 수치가 주로 담겨 있는 통계 데이터베이스, 금융정보 데이터베이스, 신용정보 데이터베이스, 뉴스 데이터베이스, 법률정보 데이터베이스, 비즈니스 데이터베이스, 특허 데이터베이스 등이 있다.
이들 중에서 기자들에게 유용한 데이터베이스 유형을 두 가지로 나눠 보면 첫째, Full-text 데이터베이스이다. 대표적인 것으로 백과사전, 신문과 잡지기사, 통신사나 뉴스레터의 기사, 기자회견, 연설문, 정부보고서, 공보자료 등을 들 수 있다.
둘째, 정기간행물 색인이나 논문의 초록 등 서지사항만을 제공하는 서지형 데이터베이스로 특수한 학술분야의 자료를 찾는 데 또는 특정 분야의 전문가를 찾는 데 효과적이다. 데이터베이스를 활용하는 데 있어 이들의 각기 장단점과 특징을 아는 것은 아주 중요한 사항들이다.

(1)온라인 데이터베이스
온라인 데이터베이스는 말 그대로 온라인으로 이용 가능한 데이터베이스를 말하는데 통신을 이용한 온라인으로 데이터베이스를 연결, 정보를 탐색할 수 있다. 일반적으로 상용 데이터베이스가 여기에 해당된다. 1960년대부터 미국에서 상업적인 데이터베이스가 등장한 이래 컴퓨터의 기술 발달로 전세계적으로 온라인 데이터베이스의 수는 1997년말 현재 1만 3천여 개 정도에 이른다.
온라인 데이터베이스의 장점으로는 첫째, 자료들이 갱신되는 즉시 사용자가 갱신된 정보에 접근할 수 있다. 따라서 최신성(Currency)이라는 면에서 오프라인에 비해 뛰어나다.
둘째, 수백 개의 데이터베이스 중에서 원하는 것을 마음대로 골라서 검색해 볼 수 있다.
셋째, 색인이나 초록을 포함한 기본 서지사항으로부터 전문(Full-text)에 이르기까지 방대한 데이터를 저장할 수 있다.
넷째, 특정 주제에 대해 깊이 있게 탐색하거나 특정 기간의 자료를 탐색해야 할 경우 더 유용하다.
단점으로는 첫째, 통신 장애가 발생할 경우 접속이 용이하지 않고 둘째, 데이터베이스에 따라 차이가 있지만 대체적으로 오프라인에 비해 사용요금이 비싸고 사용상의 제한도 많다. 사용자 인터페이스도 최종 사용자가 이용하기에는 다소 무리가 따르는 경우가 많아 전문검색가가 대행하는 것이 효율적인 경우가 많다. 셋째, 상용 온라인 데이터베이스의 경우 수록 정보가 대부분 ASKII 파일로 텍스트(문자)인 것이 많고 이미지, 사운드, 비디오 같은 멀티미디어 정보는 받아보기 힘들다는 점이다.

(2)오프라인 데이터베이스
온라인에 반대되는 개념으로 대표적인 것이 CD-ROM 데이터베이스이다. 1장에 6백 메가바이트의 저장용량을 가진 CD-ROM은 매체의 크기, 멀티미디어 기능, 이용의 편리성 등 여러 면에서 급속히 발전하고 있다. CD-ROM 형태의 데이터베이스에는 인구센서스, 백과사전, 전화번호부, 신문과 잡지기사, 정기간행물색인, 통계자료 등이 있다.
CD-ROM 데이터베이스의 장점으로는 첫째, 비용이 온라인보다 저렴하고 정보검색을 오랜 시간 동안 몇 번을 하든, 많은 양의 정보를 프린트하거나 다운로드를 받든, 시간과 횟수에 구애없이 사용료를 지불하지 않아도 된다. 따라서 사용 빈도가 높고 정보 사용량이 많을 경우에 훨씬 경제적이다.
둘째, 온라인 데이터베이스에 비해 검색 방법이 쉬워 누구나 이용하기 쉽고 통신장애가 없다.
셋째, 이미지, 오디오, 비디오 등 다양한 멀티미디어 정보를 담아 놓을 수 있기 때문에 멀티미디어 정보를 이용할 수 있다는 점이다.
단점으로는 첫째, 데이터의 직접적인 갱신이 불가능하므로 온라인 데이터베이스에 비해 수록 정보의 최신성이 떨어진다. 갱신주기가 잦아야 한 달에 한 번 또는 일 년에 네 번이고 심한 경우는 일 년에 한 번으로 최신성을 가진 정보의 이용은 불가능하다.
둘째, 온라인 데이터베이스에 비해 정보의 수록 범위가 다양하지 않고 수록량이 적다. 한 장의 데이터베이스에 실린 정보의 양은 많지만 다양한 분야의 정보를 접근하는 데는 온라인 데이터베이스에 비해 떨어진다.
한편 CD-ROM 데이터베이스의 단점으로 지적되었던 여러 장의 CD-ROM에 동시에 접근할 수가 없었던 부분은 최근에는 CD-Net 기술의 등장으로 온라인 데이터베이스와 같이 다수의 이용자가 동시에 검색할 수 있을 뿐만 아니라 다양한 종류의 CD-ROM 데이터베이스를 공유할 수 있게 되었다. 하

지만 네트워크용이 아닌 일반 CD-ROM의 경우는 여러 장을 한꺼번에 검색하고자 할 경우에는 매번 갈아 끼우는 불편을 감수해야 한다. 최근 웹의 활용이 보편화됨으로써 네트워크용 CD-ROM 데이터베이스를 웹을 통해서도 이용할 수 있게 되었다.

4)데이터베이스 검색 기본요령
각 주제 분야별 데이터베이스를 작게는 몇 개에서 크게는 몇 천 개의 데이터베이스를 모아 놓은 것을 데이터뱅크라고 한다. 대표적인 것으로 CompuServe와 Dialog, Lexis-Nexis, DowJones 등이 있는데 이용자들은 이러한 데이터뱅크를 통해 각 데이터베이스를 검색해 가는 것이다. 그렇다면 각 데이터뱅크가 제공하는 데이터베이스가 어떤 것이 있는지를 아는 것이 중요하다.
미국에서 기자들에게 인기가 있는 데이터베이스는 CompuServe와 Dialog, Lexis-Nexis, DowJones, News/Retrieval, Data Times, Prodigy, AOL(American Online) 등이다.
국내 언론사 중 정보검색실을 두고 있는 신문사의 정보검색 전문가에 따르면 자사의 경우 기자들이 의뢰한 기사 검색의 대부분은 Lexis-Nexis로 해결하고 DowJones, News/Retrieval, Dialog 인터넷 순으로 검색해 원하는 기사를 제공하고 있다고 한다. 기자가 데이터베이스 검색을 위해서는 다음과 같은 요령으로 작업을 진행하는 것이 효율적이다.
①찾고자 하는 내용이 무엇인가?
②정보의 형태는 어떤 것인가? 서지사항인가? Full-text인가, 그래픽이나 사진인가?
③얼마 만큼의 정보를 원하는가?
④정보의 시간적 범위는? 다시 말하면 최신 정보인가? 아니면 어느 시기의 것인가?
⑤검색 비용은? 온라인 데이터베이스 사용에 따른 검색 비용을 고려해야 한다.
가넷 뉴스서비스의 웬델 코크랜은 효과적인 보도를 위한 데이터 분석을 아래와 같이 9단계로 나누었다. 이는 곧 데이터베이스의 효율적인 활용을 위한 기본 요령이기도 할 것이다.
①기사 주제를 설정할 것

②적절한 데이터베이스를 설정할 것
③검색어를 통해 필요한 데이터를 수집할 것
④목적에 알맞은 분석 소프트웨어를 선정할 것
⑤소프트웨어에 수집한 데이터를 입력할 것
⑥필요하다고 생각되는 별도의 데이터를 불러올 것
⑦여러 종류의 데이터베이스를 하나로 편집, 통합할 것
⑧데이터베이스의 각 항목을 분석할 것
⑨데이터베이스 외에 다른 필요한 보도기법을 포함시킬 것
기사 주제를 선정한 다음에는 어떤 데이터베이스를 선택할 것인가는 매우 중요하다. 온라인이야, 오프라인이냐, 인터넷이냐를 선택해야 하고 단지 참고를 위한 서지사항만 필요한지 또는 전체내용이 필요한 것인지 등에 따라 데이터베이스 선택이 달라지기 때문에 각 주제별 데이터베이스에 대한 지식을 아는 것은 매우 중요하다. 제공하는 데이터베이스의 내용 즉, 주제, 언어, 시간, 지역적 범위, 자료의 유형, 원문서비스 제공방법, 출력형태, 비용, 갱신빈도와 접근방법 등 각 데이터베이스에 대한 내용과 특성을 잘 알고 있어야 한다. 그래야만 적합한 데이터베이스를 선택하여 원하는 정보를 빠르고 쉽고 찾아낼 수 있을 것이다.
이상과 같은 사항을 검토, 고려한 후 이들 데이터베이스 가운데서 어느 것이 적합할지를 판단하고 선택해야 한다. 이를 위한 도구로는 데이터베이스 디렉토리, 데이터베이스 벤더 가이드 등이 있다.

(1)데이터베이스 안내도구

가장 널리 알려져 있으며 우수한 안내서로 Gale Directory of Databases (Gale Research Inc. 1993-, 2vols, Semiannual)가 있다. 이 자료는 현행 데이터베이스에 대한 서지로서 이용 가능한 데이터베이스만 수록하고 있다. 일 년에 두 번 발행되며 전체 두 권으로 제 1권은 온라인데이터베이스, 제 2권은 CD-ROM, 디스켓, 마그네틱 테이프 형태로 된 데이터베이스를 안내한다. 또한 이 자료는 CD-ROM과 온라인 서비스를 통해서도 이용 가능하다. 또한 널리 이용되는 자료로는 Directory of Online Databases(Cuadra/Elsevier Associates, 1979-, Quarterly)가 있는데 각 데이터베이스의 형태, 주제, 내용설명, 언어, 기간, 최신성, 입수경로, 벤더 등을 안내한다.
이외에도 보다 최신 온라인 데이터베이스에 대한 정보를 얻으려면, Online (Weston, Conn.: Online Inc., 1977-), Database(Weston, Conn.: Online Inc., 1978-), Online Review(Oxford, England: Learned Information, 1977-)와 같은 잡지들을 이용하면 된다.
한편 국내 온라인 데이터베이스를 안내하는 자료로는 한국데이터베이스진흥센터에서 연간으로 발행하는 ‘한국의 데이터베이스 목록’이 있는데 이 자료에는 국내에서 유통되고 있는 약 2천 5백 개 정도의 데이터베이스를 수록하고 있으며 주로 주제분야, 이용요금, 수록기간, 수록건수, 갱신주기, 내용개요, 제작기관, 온라인서비스 명칭, 온라인 유통기관(벤더)에 관한 정보를 수록하고 있다.
‘데이터베이스 총람’은 산업기술정보원(KINITI)에서 연간으로 발행하는데 국내에서 제작된 데이터베이스와 국내에서 이용 가능한 해외 데이터베이스를 안내하고 있다

. 국내 데이터베이스 목록은 데이터베이스명의 가나다순이며 주로 분야, 제작자, 언어, 갱신주기, 제공방법, 명칭 등이 수록되어 있고, 해외 데이터베이스 목록은 알파벳순으로 배열되어 있으며 유형, 주제, 제작자, 접근방법, 언어, 수록기간, 내용개요 등이 포함되어 있다. 이 밖에 CD-ROM에 대한 안내서로 ‘광전자도서총람’(교보문고)이 있다.
이러한 안내자료는 인터넷으로 한국데이터베이스진흥센터(http://www. dpc.or.kr), 산업기술정보원(http://www.kiniti.re.kr), 신원데이터네트(http:// www.shinwon.co.kr) 등의 홈페이지를 통해 알 수도 있다. 특히 신원데이터네트는 주로 해외 학술 데이터베이스를 제공하고 있으며 주요 데이터베이스에 대한 정보를 알파벳순/매체별/주제별로 분류하여 소개하고 있는데 CD-ROM에서 인터넷, IntraNet에 이르는 첨단 매체의 데이터베이스를 제공하고 있다.

이외에도 온라인 벤더는 자체적으로 이용 안내서를 제작하여 이용상의 편리를 도모해주고 있는데 Dialog 데이터베이스 안내서로 Guide to Dialog(Polo Alto, Calif.: Lockheed, 1978-. 3vols)가 있고 CDP Online도 자체 매뉴얼을 발행하고 있다.

이러한 안내서 이외에도 벤더가 가장 적합한 데이터베이스를 찾아주는 역할을 하는데 벤더시스템은 찾고자 하는 키워드를 입력하면 여러 데이터베이스 가운데 그 용어를 포함하는 데이터베이스를 즉시 알려준다. CDP 데이터베이스는 CROSS, Dialog는 DIALOGINDEX, ORBIT은 Databaseindex가 이 역할을 한다. 이들 파일에는 데이터베이스의 내용이 들어 있지는 않지만 색인어와 이 색인어들을 포함하고 있는 자료의 수를 나타내는 숫자 표시가 있어 적합한 데이터베이스를 선택하는 데 도움을 준다.

일부 상용 온라인 서비스에서 자체적으로 제작해 배포하는 인포메이션 매니저(Information Manager) 프로그램을 이용하는 것도 방법이다. CompuServe와 Prodigy, 아메리카 온라인, Lexis-Nexis 등은 이런 프로그램을 제공한다. 초심자들도 안심하고 사용할 수 있을 정도로 편리하다. 적절한 데이터베이스 선택을 위해 유의해야 할 다른 한 가지는 수록하고 있는 자료의 범위를 확인해야 한다는 점이다. 학술잡지, 보고서, 회의록, 학위논문, 정부간행물, 특허자료, 신문, 연간물 등으로 다양하기 때문에 원하는 자료의 범위를 확인하는 것도 중요하다.
일단 이러한 참고자료나 도구를 통해 데이터베이스를 선택하고 나면 각 데이터베이스에 대한 세부적인 내용을 알아야 한다. ①제공하는 자료의 수록 범위와 관련분야 ②제공하는 자료의 형태와 수록기간, 색인 유무 ③검색시 시소러스의 유용성과 최신성 ④자연어 및 시소러스가 함께 사용될 경우 양자의 관계 ⑤키워드에 부가하여 사용할 수 있는 코드나 분류시스템 ⑥이용안내서나 매뉴얼의 제공 유무 ⑦검색비용 등도 고려한 후 본격적인 정보검색에 들어가게 된다.

(2)온라인 데이터베이스에 대한 기본 지식
그러면 이제 상용 온라인 데이터베이스를 중심으로 데이터베이스에 접속하여 정보를 찾아보는 기본지식에 대해 알아보겠다. 사용자가 어떤 데이터뱅크에 접속하게 되면 수백 개의 데이터베이스들 중에서 자신이 찾아보기 원하는 데이터베이스를 선택해야 한다.

데이터뱅크에서는 개개의 데이터베이스(DB)들을 파일(File)이라 부른다. 사용자는 원하는 파일(DB)을 선택해야 한다. 파일은 하나만 선택할 수도 있고 몇 개의 파일을 동시에 선택해 한꺼번에 검색할 수도 있다. 파일을 여러 개 선택해 동시에 검색하는 것을 ‘멀티파일 검색’이라 한다. 예컨대 Dialog에는 미국 53개 신문의 Full-text DB가 수록되어 있다. 각 신문은 각각 하나의 파일(DB)로 사용자는 New York Times만을 선택하여 원하는 기사를 찾아볼 수 있다. 하지만 사용자가 특정신문만이 아니라 여러 신문을 동시에 찾아보고 싶을 때는 신문파일(신문DB)들을 여러 개 선택하여 멀티파일 검색을 할 수 있다.

정보는 어떤 방식으로 검색되는가? 이를 알기 위해서는 우선 DB에서 다뤄지는 정보의 단위를 알아야 하는데 문헌 1건을 일반적으로 레코드(Record)라고 부른다. 그러므로 New York Times 데이터베이스에 수록된 레코드 수가 백만 개라 함은 New York Times의 기사 백만 건이 그 DB에 담겨있다는 뜻이다.

하나의 레코드는 몇 개의 필드(Field)들 혹은 세그먼트(Segment)들로 구성된다. 즉 필드나 세그먼트는 하나의 문헌을 이루는 구성 요소들이다. 신문별로 조금 차이를 보이기는 하지만 일반적으로 신문기사 레코드는 기사제목, 게재연월일, 신문명, 본문자수, 게재된 섹션명, 리드문장, 기사본문, 주제 키워드, 사진 캡션, 표, 도표, 사진 유무 등의 필드로 구성된다. 사용자는 각각의 필드에 대해 조건을 주어 검색할 수 있다. 예를 들어 제목에 Korea가 들어간 기사, 1999년 1월부터 6월 사이에 게재된 기사, 본문자수가 5백 자 이상인 기사, 비즈니스 섹션에 게재된 기사, Korea라는 단어가 리드 문장에 또는 본문에 등장한 기사, Korea가 주제 키워드로 등장한 기사, Dae Jung Kim이 사진 캡션에 등장한 기사 등을 찾아낸다.

물론 같은 신문기사 DB라도 어떤 DB는 기사본문, 본문자수, 게재연월일 등 기본적인 필드만을 제공할 수도 있고 어떤 DB는 필드를 여러 개 두어 검색 편의를 돕기도 한다. 예를 들어 어떤 신문은 그 기사에서 중요하게 언급된 사람들 이름을 열거한 ‘Named Person’이라는 필드를 만들어 놓았다. 이런 필드는 인물 관련기사를 찾을 때 아주 유용하다. 또한 칼럼인지 해설기사인지 등을 구별해 주는 기사유형 필드를 넣어 주기도 한다.

무엇보다도 좋은 DB의 자격을 갖추게 하는 가장 중요한 필드는 ‘주제 키워드’다. 주제 키워드란 그 신문기사의 주제를 나타낼 만한 개념이나 단어를 나타내는 것이다. 다시 말하면 그 기사의 내용을 나타낼 만한 대표적인 단어 또는 키워드라고 할 수 있을 것이다. 주제 키워드는 색인전문가가 기사를 읽고 분석한 후에 한 기사당 5개에서 20개까지 부여한다. 상당한 인지능력을 필요로 하는 작업인 셈이다. 예를 들면 금년에는 물가가 어떻고 경기는 어떻고 주식시장의 등락이 심하다는 등의 기사가 있다고 할 때 색인전문가는 이 기사를 읽고 ‘경제동향’이란 주제 키워드를 줄 수 있다. 어떤 사람이 자신의 한쪽 장기를 무료로 기증했다는 기사가 있다고 할 경우에는 ‘미담’ 또는 ‘의료화제’라는 주제 키워드를 줄 수 있다. 실제로 그 기사에는 ‘미담’이나 ‘의료화제’라는 단어는 한 번도 나오지 않았어도 그 기사의 흐름이나 내용을 포괄적으로 표현할 만한 개념을 사람은 추출해 낼 수 있다. 하지만 컴퓨터는 기사제목이나 본문에 들어 있는 단어만을 추출해 낼 뿐 그 기사가 내포하고 있는 의미까지 해석하고 그 흐름을 읽어낼 수가 없다.
색인전문가가 부여하는 주제 키워드는 DB에 있어 대단히 중요하다.

첫째, 기사 본문에 등장한 단어만으로는 도저히 찾아낼 수 없는 기사들이 수두룩하다. 예를 들어 ‘미담’이라는 단어가 한 번도 등장하지 않은 미담사례 기사가 대부분이다. ‘성공’이라는 단어가 한 번도 등장하지 않은 기사가 많다. 꼭 직설적인 단어를 쓰지 않더라도 기자들은 어떤 주제를 충분히 독자들에게 전달할 수 있기 때문이다.
둘째, 대부분의 사람들은 기사를 찾을 때 어떤 주제에 관한 기사를 찾지 어떤 단어가 등장한 기사를 찾는 것은 아니다. 어떤 단어가 기사 본문에 나오기는 했어도 그 기사의 주제와는 전혀 상관 없는 경우가 허다하다. 예를 들어 미국 신문에 클린턴이라는 단어가 등장한 기사는 수백만 건이다. 그러나 그 기사들이 모두 클린턴에 관한 기사는 아니다. 어떤 기사는 유명한 레스토랑을 소개하다가 “클린턴 대통령도 여기에 한 번 왔다갔다”라고 한 번 언급하고 지나갔을 수 있다. 그러나 클린턴이 주제 키워드 필드에 들어 있다면 그 기사는 클린턴 대통령이 웬만큼 중요한 비중으로 들어있는 기사라고 볼 수 있다. 그러므로 클린턴이 기사본문 필드에 들어있는 기사를 찾는다면 수백만 건이지만 주제 키워드 필드에 나온 기사는 훨씬 줄어든다.

New York Times, Washington Post, LA Times, USA Today 등 미국의 유명 신문사 DB들은 모두 주제 키워드 필드 등을 갖추고 있다.